1. Introductie
SiteOptima is een handelsnaam van Scholten Data and AI Consultancy, gevestigd te Eindhoven, Nederland (KvK: 99833239). Wij bieden website-analyse, SEO- en GEO-rapportages en online marketingdiensten aan voor ondernemers en bedrijven.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij deze gegevens beschermen en welke rechten je als betrokkene heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die wij aanbieden via onze website siteoptima.nl en bijbehorende subdomeinen, alsook op communicatie per e-mail en overige contactmomenten.
2. Welke gegevens verzamelen wij
Wij verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens, afhankelijk van hoe je gebruik maakt van onze diensten:
- Bij het aanvragen van een website-analyse: je naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en de URL van je website.
- Bij het bestellen van een rapport: dezelfde gegevens als hierboven, aangevuld met betalingsgegevens die door onze betaaldienstverlener worden verwerkt (zie sectie 6).
- Bij het aanmelden voor onze nieuwsbrief: je e-mailadres.
- Bij contact via e-mail: je e-mailadres, naam en de inhoud van je bericht.
- Automatisch verzameld: IP-adres, browsertype, besturingssysteem en bezoekgegevens (via serverlogbestanden en Cloudflare).
- Bij prospectbenadering (cold outreach): zakelijke contactgegevens (bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, website-URL) en openbaar beschikbare bedrijfs- en website-informatie, verkregen uit openbare bronnen. Zie hiervoor onze aparte prospect-privacyverklaring, waarin ook je recht van bezwaar staat.
Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, ras of politieke voorkeur).
3. Doeleinden van verwerking
Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Uitvoering van onze diensten: het analyseren van je website, het genereren van rapporten (SEO, GEO, performance, UX) en het leveren van de bestelde producten.
- Betalingsverwerking: het afhandelen van je betaling voor bestelde rapporten en diensten.
- Communicatie: het verzenden van rapporten, facturen, bevestigingen en het beantwoorden van je vragen per e-mail.
- Nieuwsbrief en marketing: het toesturen van relevante informatie over onze diensten, tips en aanbiedingen (uitsluitend met je toestemming).
- Prospectbenadering (B2B direct marketing): het eenmalig of beperkt benaderen van ondernemers met een relevante, gratis website-analyse en ons dienstenaanbod.
- Verbetering van onze diensten: het analyseren van gebruik om onze website en dienstverlening te optimaliseren.
- Wettelijke verplichtingen: het voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
4. Rechtsgrond
Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de AVG:
- Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): wanneer je een rapport bestelt of een analyse aanvraagt, verwerken wij je gegevens om de overeenkomst uit te voeren.
- Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG): voor het verzenden van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie. Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken via de afmeldlink in elke e-mail.
- Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): voor het beveiligen van onze website, het voorkomen van fraude, het verbeteren van onze dienstverlening en voor B2B direct marketing (prospectbenadering. Zie onze prospect-privacyverklaring). Bij deze verwerking maken wij steeds een afweging tussen ons belang en je privacyrechten en je kunt te allen tijde bezwaar maken.
- Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG): voor het bewaren van financiele administratie conform de Nederlandse belastingwetgeving.
5. Cookies en tracking
Wij maken gebruik van cookies en trackingtechnologieen. Bij je eerste bezoek aan onze website word je via een cookiebanner gevraagd om toestemming te geven voor niet-noodzakelijke cookies.
Noodzakelijke cookies (altijd actief, geen toestemming vereist):
- Functionele cookies: noodzakelijk voor de werking van onze website en het betaalproces.
- Cloudflare-cookies: onze website wordt beschermd door Cloudflare, dat functionele cookies kan plaatsen ten behoeve van beveiliging en prestatie-optimalisatie (bijv.
__cf_bm, cf_clearance).
- Cookievoorkeuren: wij slaan je cookiekeuze op in je browser (localStorage) zodat de cookiebanner niet opnieuw verschijnt.
Analytische cookies (alleen na je toestemming):
- Google Analytics 4: wij gebruiken Google Analytics (GA4, meetcode
G-K90CXSB5HW) om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Google Analytics plaatst de volgende cookies:
_ga, onderscheidt unieke bezoekers (bewaartermijn: 2 jaar)_ga_K90CXSB5HW, behoudt sessiestatus (bewaartermijn: 2 jaar)
Wij hebben Google Analytics zo ingesteld dat IP-adressen worden geanonimiseerd (anonymize_ip: true). Binnen Google Analytics zelf gebruiken wij geen advertentiefuncties; conversiemeting via Google Ads staat apart beschreven onder ‘Marketingcookies’ hieronder. Google kan deze gegevens verwerken op servers buiten de EU; Google LLC is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.
- Microsoft Clarity: wij gebruiken Microsoft Clarity om te zien hoe bezoekers onze website gebruiken via geaggregeerde heatmaps en (geanonimiseerde) sessieopnames. Hiermee verbeteren wij de gebruiksvriendelijkheid van onze pagina's. Clarity plaatst onder andere de cookies
_clck en _clsk (bewaartermijn: tot 1 jaar). Microsoft maskeert standaard tekstinhoud in formulieren en andere mogelijk gevoelige velden. Microsoft kan deze gegevens verwerken op servers buiten de EU; Microsoft is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Meer informatie: Microsoft Privacy Statement.
E-mail tracking:
- E-mail tracking pixels: in onze e-mailcampagnes gebruiken wij trackingpixels om te meten of e-mails worden geopend en op welke links wordt geklikt. Dit helpt ons om onze communicatie te verbeteren. Je kunt dit voorkomen door afbeeldingen in e-mails te blokkeren.
Marketingcookies (alleen na je toestemming):
- Google Ads-conversiemeting: wij gebruiken Google Ads (meetcode
AW-18087602071) om te meten welke advertenties tot een aanvraag leiden. Deze cookies worden uitsluitend geladen nadat je toestemming heeft gegeven voor analytische/marketingcookies.
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan adverteerders. Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment wijzigen door je browsergegevens te wissen en onze website opnieuw te bezoeken.
6. Delen met derden
Wij delen je persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij verkopen je gegevens nooit aan derden.
De volgende partijen kunnen toegang hebben tot (een deel van) je gegevens:
- Rabobank / Mollie (betaalverwerking): voor het afhandelen van online betalingen. Zij verwerken je betaalgegevens conform hun eigen privacybeleid en zijn gecertificeerd als betaaldienstverlener.
- Resend (e-mailverzending): voor het verzenden van transactionele e-mails (rapporten, facturen, bevestigingen) en nieuwsbrieven; verwerkt je e-mailadres en de e-mailinhoud.
- Namecheap Private Email (mailbox): onze zakelijke mailbox waarmee e-mailcorrespondentie wordt verstuurd en ontvangen.
- Cloudflare (CDN en beveiliging): beschermt onze website tegen aanvallen en versnelt de laadtijd. Cloudflare kan IP-adressen verwerken.
- Hetzner (hosting): onze servers en database staan bij Hetzner in Duitsland, binnen de Europese Unie.
- AI-analyse (Anthropic/Claude, OpenAI, Google en optioneel Perplexity): voor het genereren van AI-analyses en rapporten. Wij verwerken hierbij primair openbaar toegankelijke website-inhoud; deze kan beperkte persoonsgegevens bevatten die op de geanalyseerde website zelf staan (zoals namen of contactgegevens van medewerkers).
- SEO- en datadiensten (DataForSEO, Moz, Firecrawl, Apify, Google Places & PageSpeed): voor het verzamelen van SEO-, backlink-, vindbaarheids- en websitegegevens ten behoeve van de analyse.
- Website-analytics en advertenties (Google Analytics & Google Ads, Microsoft Clarity): uitsluitend na je cookietoestemming, zie sectie 5.
Met onze verwerkers hebben wij, waar van toepassing, verwerkersovereenkomsten gesloten om de bescherming van je gegevens te waarborgen. Sommige van deze partijen zijn buiten de EU gevestigd (met name in de Verenigde Staten); in dat geval baseren wij de doorgifte op passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen (SCC's).
7. Bewaartermijn
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:
- Analysegegevens en rapporten: worden bewaard gedurende maximaal 2 jaar na de laatste interactie, zodat je desgewenst een bijgewerkte analyse kunt aanvragen.
- Financiele gegevens en facturen: worden bewaard gedurende 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht op grond van de Nederlandse belastingwetgeving (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
- Nieuwsbriefgegevens: worden bewaard tot je zich afmeldt. Na afmelding wordt je e-mailadres binnen 30 dagen verwijderd uit ons verzendbestand.
- Contactgegevens uit e-mailcorrespondentie: worden bewaard gedurende maximaal 1 jaar na het laatste contact.
- Prospectgegevens (cold outreach): maximaal 12 maanden na het laatste contact zonder reactie; na afmelding of bezwaar direct verwijderd, behoudens een minimale afmeldlijst om te voorkomen dat je opnieuw wordt benaderd. Zie de prospect-privacyverklaring.
Na afloop van de bewaartermijn worden je gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
8. Beveiliging
Wij nemen de bescherming van je persoonsgegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking te voorkomen:
- Versleutelde verbinding: alle communicatie met onze website verloopt via HTTPS/SSL-versleuteling.
- Europese servers: je gegevens worden opgeslagen op servers van Hetzner in Duitsland, binnen de Europese Unie. Wij maken geen gebruik van Amerikaanse cloudproviders voor dataopslag.
- Toegangsbeveiliging: onze interne systemen zijn beveiligd met Cloudflare Access en tweefactorauthenticatie.
- Beperkte toegang: alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
- Regelmatige evaluatie: wij evalueren onze beveiligingsmaatregelen regelmatig en passen deze aan waar nodig.
Ondanks onze inspanningen kan geen enkele beveiligingsmaatregel volledige veiligheid garanderen. Mocht je een beveiligingslek ontdekken, neem dan direct contact met ons op via info@siteoptima.nl.
9. Je rechten
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
- Recht op inzage (artikel 15 AVG): je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken en een kopie daarvan op te vragen.
- Recht op rectificatie (artikel 16 AVG): je hebt het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
- Recht op verwijdering (artikel 17 AVG): je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
- Recht op overdraagbaarheid (artikel 20 AVG): je hebt het recht om je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
- Recht van bezwaar (artikel 21 AVG): je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang.
- Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): je hebt het recht om de verwerking van je gegevens tijdelijk te laten beperken.
- Recht op intrekking van toestemming: wanneer de verwerking is gebaseerd op je toestemming, kun je deze te allen tijde intrekken.
Je kunt je verzoek indienen door een e-mail te sturen naar info@siteoptima.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op je verzoek. Om je identiteit te verifieren kunnen wij je om aanvullende informatie vragen; wij vragen alleen om een identiteitsbewijs wanneer dat in je specifieke geval noodzakelijk en proportioneel is (waarbij je je BSN en pasfoto mag afschermen).
Indien je van mening bent dat wij niet zorgvuldig met je persoonsgegevens omgaan, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacybescherming:
10. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met vermelding van de datum van de laatste aanpassing.
Bij wezenlijke wijzigingen die van invloed zijn op de manier waarop wij je gegevens verwerken, zullen wij je hierover informeren via e-mail of een melding op onze website.
Wij raden je aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.
11. Contact
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op: